La procura “digitale” – avv. Fabrizio Pettoello
La procura alle liti, prevista dall’articolo 83 cpc, attribuisce al difensore i poteri indicati dal successivo articolo 84, e cioè gli consente di stare in giudizio quale rappresentante processuale del proprio assistito. Tale articolo prevede che la procura speciale possa essere conferita in due modi: con separata scrittura privata autenticata oppure con procura in calce o a margine dell’atto. Nel primo caso, previsto dall’art. 83, comma 2 cpc, non viene disciplinata un’attività di competenza dell’avvocato, infatti la firma del mandante deve essere autenticata da notaio o altro pubblico ufficiale competente a certificare l’autografia delle sottoscrizioni delle scritture private. Sì deve a tal proposito ricordare che l’autentica della firma comporta non solo il controllo della titolarità della sottoscrizione mediante l’identificazione del firmatario (nel caso di sottoscrizione digitale anche la verifica della validità del certificato elettronico utilizzato), ma soprattutto l’accertamento – che non rientra tra le competenze dell’avvocato, se non quando espressamente previsto dalla legge – che il documento sottoscritto non sia in contrasto con l’ordinamento giuridico. Anche nel caso in cui la scrittura privata sia sottoscritta digitalmente dal mandante, valgono le stesse considerazioni, avvalorate dallo specifico art. 25 del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale)[1], che disciplina appunto l’autentica della firma digitale. Diversa è invece la fattispecie di cui al successivo comma dell’art. 83 cpc e cioè quando la procura è “interna” all’atto, cioè a margine o in calce. Nel qual caso compete all’avvocato la certificazione, non l’autentica, della firma del mandante: attività che tradizionalmente si limita all’identificazione del mandante e alla riferibilità della firma a quest’ultimo, nonché all’eventuale accertamento dei poteri rappresentativi di chi ha conferito la procura. Con l’introduzione del processo civile telematico, e cioè con la possibilità di depositare in maniera telematica gli atti, sorgeva il problema relativo al fatto che la procura non poteva essere contenuta all’interno di un atto predisposto con un programma di videoscrittura e trasformato in un file .pdf. Vediamo perché. Per predisporre una procura interna all’atto si può astrattamente procedere in due modi: il primo comporta la trasformazione, mediante scansione, della procura cartacea in un file “immagine” da “incollare” all’interno dell’atto. Tale soluzione non era percorribile. Infatti la stessa prima di tutto era ed è in contrasto con le regole tecniche o più propriamente con le specifiche tecniche – le quali prevedono che l’atto del processo sia predisposto in formato .pdf testuale (art. 12 Provvedimento 16 aprile 2014 del Responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia le ovverosia le specifiche tecniche[2], richiamato dall’art. 12 DM 44/2011 le cosiddette regole tecniche), mentre l’immagine della procura non lo è. In secondo luogo la procura così predisposta non consentiva all’avvocato di attestare, come anche previsto dall’art. 22 CAD[3], la conformità del file immagine estratto dalla procura originale cartacea. Infatti prima delle specifiche tecniche del 16 aprile 2014 – che hanno introdotto un nuovo formato di firma di cui parlerò in seguito – l’unico formato di firma consentito era il CAdES (Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signature, riconoscibile per l’estensione attribuita al file sottoscritto digitalmente: “.p7m”), che produce una “busta crittografica”. Per comprendere cosa significa sottoscrivere in formato CAdES un file dobbiamo innanzitutto non far riferimento a come viene apposta una firma di pugno. In termini “atecnici”, firmare digitalmente significa effettuare un’operazione che comporta l’avvolgimento, come dentro una buccia, dell’intero documento, rendendolo immodificabile. È evidente dunque l’impossibilità di apporre la firma CAdES in un luogo piuttosto che in un altro del documento digitale e quindi, per ciò che ci interessa, nemmeno in corrispondenza dell’attestazione di conformità al corrispondente documento cartaceo dell’immagine della procura “incollata” internamente all’atto. L’altra modalità è quella di redigere la procura internamente all’atto, mediante un programma di videoscrittura, e quindi convertire il file in formato .pdf. Ma anche in questo caso ci si imbatteva nello stesso problema, ma sotto una diversa prospettiva. La firma del mandante sarebbe potuta ovviamente essere solo digitale. Ma per i medesimi motivi di cui sopra, la firma in formato CAdES avrebbe riguardato l’intero documento (che, come abbiamo visto, sarebbe stato “imbustato”), e quindi non sarebbe stata posizionabile nello specifico luogo dell’atto dov’è collocata la procura. Un altro problema che si era posto con l’introduzione del processo civile telematico riguardava il fatto che la procura rilasciata su un documento digitale o reso digitale non può tecnicamente essere congiunta materialmente all’atto di riferimento, come previsto dal testo dell’art. 83 cpc, dopo la novella[4] del 1997. Questa lacuna veniva però colmata dal legislatore nel 2009[5], che riprendeva la giurisprudenza ormai consolidata sul punto, la quale, in sintesi, parificava la congiunzione effettuata materialmente all’atto a quella realizzata mediante strumenti informatici, che nel caso sono costituiti dalla cosiddetta busta telematica (contenente l’atto principale e i suoi allegati, tra i quali la procura, come disciplinata dalle specifiche tecniche) che viene depositata telematicamente. Ne deriva pertanto che chi intendeva depositare una procura in formato digitale, lo doveva fare mediante il deposito di un file separato dall’atto a cui la procura si riferisce. Il metodo che è stato utilizzato finora, e che si seguirà ancora quando la procura è sottoscritta di pugno, è quello di predisporre la procura mediante un programma di videoscrittura, stampare il documento e farlo sottoscrivere di pugno dal mandante. La firma di quest’ultimo deve essere certificata dall’avvocato mediante l’opposizione, sotto la sottoscrizione del mandante, della firma di pugno da parte dell’avvocato stesso. Il documento cartaceo così predisposto deve quindi essere scansionato per essere trasformato in un file digitale, che l’avvocato sottoscrive digitalmente per autenticare la conformità della copia informatica rispetto al relativo documento cartaceo. Ma non c’è solo questa modalità per il rilascio di una procura su supporto digitale: accade infatti sempre più spesso, in virtù della crescente digitalizzazione, che privati o legali rappresentanti di società siano dotati di dispositivi di firma digitale. In tal caso gli stessi possono apporre la loro firma digitale sulla procura creata su documento digitale nativo, e cioè mediante la conversione di un file predisposto con un programma di videoscrittura in un file .pdf testuale. Ci si chiede se tale