La fattura elettronica e sua conservazione – avv. Fabio Salomone
“Cos’è la FatturaPA”? “La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.” Con questa laconica definizione il sito http://www.fatturapa.gov.it/ risponde al quesito. Esaminando il dettato normativo contenuto nell’art. 21, comma 1 del DPR 633/72, come modificato dall’art. 1, comma 325, lett. d) legge 24 dicembre 2012 n. 228, notiamo come la fattura elettronica viene definita come quella “fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”. Ai nostri fini, l’art. 21 va rapportato con quanto disposto dall’art. 39 del medesimo DPR 633/72, intitolato “Tenuta e conservazione dei registri e documenti” che prevede, al comma 3: “le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze, adottato ai sensi dell’art. 21 comma 5 del Dl 7 marzo 2005, n. 82” (CAD) rimandando ad uno o più decreti del Ministro dell’Economia e delle Finanze per la definizione delle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. Per complicare la comprensione della normativa fiscale in materia, il Legislatore, accanto al concetto di “fattura elettronica”, utilizza quello di “fattura creata in formato elettronico” (art. 39, comma 3 DPR 633/72): sorge la domanda se tali denominazioni vengono utilizzate per riferirsi al medesimo atto, oppure ineriscono a due diverse tipologie di fatture. Rispondere al presente interrogativo in un modo o nell’altro, ha effetti diversi sulla fatturazione elettronica, che ex art. 21 DPR 633/72, “viene emessa e ricevuta” in formato elettronico. L’art. 39, infatti, nel richiamare le fatture “create in formato elettronico”, unitamente a quelle “cartacee”, prevede che queste possono essere conservate elettronicamente. La contrapposizione tra il dettato normativo di cui all’art. 21 che impone un “obbligo” di conservazione elettronica delle fatture, sembra cozzare con quanto previsto dal successivo art. 39 che prevede una mera facoltà di conservazione per le fatture create in formato elettronico, unitamente a quelle cartacee. La contrapposizione è meramente apparente: infatti il Legislatore ha voluto distinguere, all’interno della normativa fiscale, ipotesi distinte, applicando ad esse una diversa regolamentazione in ordine alla loro conservazione (obbligo versus facoltà). Non tutte le fatture create in modalità elettronica, infatti, possono essere considerate “fatture elettroniche” ai sensi dell’art. 21: le fatture ad esempio elaborate in formato elettronico, tramite un software di contabilità o un elaboratore di testi, ma inviate e ricevute su carta, non sono fatture elettroniche. La medesima fattura cartacea, però, scannerizzata, inviata e ricevuta tramite posta elettronica, può essere agevolmente intesa quale fattura elettronica. La FatturaPA, però, pur rientrando tra le fatture elettroniche, ha natura e caratteristiche peculiari, che ne fanno una species rispetto al più ampio genus della fattura elettronica. La FatturaPA ha, infatti, le seguenti caratteristiche: il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio; L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura; la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Quindi non tutte le fatture elettroniche possono essere utilizzate nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato, nei confronti delle quali la Legge finanziaria 2008 (Legge n.244 del 24 dicembre 2007) ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche … deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), sistema informatico di supporto al processo di ricezione e inoltro delle fatture elettroniche alle Amministrazioni destinatarie. La fatturaPA è quindi un file con estensione XML contenente tutti i dati relativi al soggetto emittente, al soggetto destinatario, le somme dovute, le causali del pagamento, gli estremi per il pagamento, ecc. Questo file, debitamente firmato elettronicamente, con forma digitale qualificata, viene inviato allo SDI a mezzo posta elettronica certificata per la sua analisi, verifica e, in caso di assenza di problemi, trasmissione all’Amministrazione che ne dovrà curare il pagamento, previa verifica, da parte di quest’ultima, della fondatezza della richiesta medesima (il sistema infatti verifica la regolarità formale della fattura e non la fondatezza della richiesta di pagamento e la correttezza delle somme ivi richieste). La fatturaPA, così come in generale la fattura elettronica, deve essere quindi conservata. E, secondo quanto previsto dall’art. 39, deve essere conservata “in modalità elettronica”. Sorge il problema quindi di comprendere in quale maniera la normativa fiscale, coordinata con le regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) nonché con la normativa in materia di conservazione (Decreto MEF 17 giugno 2014) vada ad influire sulle concrete modalità di conservazione delle fatture emesse in favore delle Amministrazioni dello Stato. Cominciamo col dire che le fatture elettroniche non possono essere conservate in modalità analogica, ovvero mediante stampa delle stesse su supporto cartaceo. Tale modalità è infatti palesemente contra legem. Le modalità di conservazione non sono libere, ma debbono seguire, ai sensi del citato art. 39, le prescrizioni di cui al D.M. 17/06/2014 (che ha sostituito il precedente D.M. del 23/01/2004), intitolato “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”. Autenticità, integrità, leggibilità L’art. 2 del DM MEF 17/06/2014 prevede al comma 1 che “ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica”. Le regole tecniche, come detto, sono quelle dettate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014 – Supplemento Ordinario n. 20, mentre il comma 3 dell’art. 21 dispone, sul punto che “Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la
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